Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rol

Deze verwerkersovereenkomst («Overeenkomst») maakt deel uit van de contractuele relatie tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke («Opdrachtgever»): de zakelijke klant die een opdracht geeft waarbij persoonsgegevens van derden worden verwerkt.
• Verwerker: Micracoriva B.V., Goudsbloemstraat 73, 1015 JM Amsterdam, KvK 91864893, vertegenwoordigd door Maarten van der Berg.

Opdrachtgever bepaalt doeleinden en middelen voor die persoonsgegevens. Micracoriva voert opnames en gerelateerde technische werkzaamheden uit als verwerker. Voor gegevens van contactpersonen van Opdrachtgever zelf blijven wij verwerkingsverantwoordelijke; zie privacyverklaring.

2. Definities

Begrippen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben dezelfde betekenis. «Persoonsgegevens», «betrokkene», «verwerking», «subverwerker» en «datalek» worden daarmee gebruikt.

«Dienst»: studio-activiteiten zoals podcast- en gespreksopname, zang- en spraakopname of andere opnames onder algemene voorwaarden.

3. Onderwerp en duur

Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de schriftelijk overeengekomen Dienst uit te voeren (opnemen, bewerken, leveren van audiobestanden). De verwerking duurt van acceptatie van de offerte tot teruggave of verwijdering na afloop, met een standaardbewaring van maximaal 12 maanden na de laatste sessie tenzij Opdrachtgever schriftelijk een andere termijn of teruggave vraagt.

4. Aard van de verwerking

Typische verwerkingen: vastleggen van stem en gesprek, opslaan op beveiligde werkstations en back-upmedia in de studio, exporteren naar Opdrachtgever in overeengekomen formaten, en beperkte interne toegang door onze engineers voor zover nodig voor de sessie; zie over ons voor het team.

We gebruiken die opnames niet voor marketing, publicatie of training van AI-modellen zonder aparte schriftelijke toestemming van Opdrachtgever en betrokkenen.

5. Categorieën gegevens en betrokkenen

Betrokkenen: sprekers, gasten, artiesten en andere deelnemers die Opdrachtgever in de studio laat opnemen. Opdrachtgever informeert hen over de verwerking en regelt een rechtsgrond (bijvoorbeeld toestemming of gerechtvaardigd belang).

6. Instructies

Verwerker verwerkt alleen op gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, waaronder de offerte, e-mailafspraken en deze Overeenkomst. Bij instructies die strijdig lijken met de AVG, melden we dat aan Opdrachtgever voordat we uitvoeren.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de inhoud van scripts, vragenlijsten en releases voor gasten. Voor vragen over stems aanleveren of loudness: kennisbank mastering.

7. Verplichtingen verwerker

• Geheimhouding: teamleden zijn gebonden aan vertrouwelijkheid.
• Beveiliging: passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, HTTPS voor website, fysieke toegangscontrole tot de studio.
• Subverwerkers alleen met toestemming van Opdrachtgever of via generieke toestemming met voorafgaande kennisgeving; zie volgende artikel.
• Bijstand bij verzoeken van betrokkenen en DPIA’s voor zover redelijk mogelijk.
• Verwijdering of teruggave na afloop, behalve wettelijke bewaarplicht.

8. Subverwerkers

Opdrachtgever geeft algemene schriftelijke toestemming voor de volgende subverwerkers die nodig kunnen zijn voor communicatie en opslag:

• TransIP B.V. — hosting en e-mail (EU/EER);
• FormSubmit — doorsturen van contactformulieren (VS, met passende waarborgen zoals in privacyverklaring).

We informeren Opdrachtgever over voorgenomen wijzigingen met minimaal veertien dagen vooraf; Opdrachtgever kan gemotiveerd bezwaar maken. Lijst en contracten zijn op verzoek beschikbaar via [email protected].

9. Doorgifte

Primaire opslag van sessiebestanden blijft in onze studio in Amsterdam binnen de EER. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats wanneer Opdrachtgever ons vraagt bestanden naar een niet-EER-dienst te uploaden, of via FormSubmit voor formuliertesten; dan alleen met passende waarborgen of uitdrukkelijke instructie van Opdrachtgever.

10. Datalekken

Verwerker meldt een datalek aan Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging nadat we ervan op de hoogte zijn, met in ieder geval beschikbare feiten, categorieën gegevens, geschat aantal betrokkenen en genomen maatregelen. Opdrachtgever beslist over melding aan Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

11. Audits

Opdrachtgever kan eenmaal per kalenderjaar, op redelijke termijn en zonder de studio te hinderen, informatie opvragen over naleving of een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke auditor onder geheimhouding. Kosten komen voor rekening van Opdrachtgever, behalve wanneer audit substantiële tekortkomingen aantoont die aan Verwerker zijn toe te rekenen.

12. Aansprakelijkheid en voorrang

Voor zover de algemene voorwaarden aansprakelijkheid regelen tussen partijen, gelden die bepalingen. Bij strijdigheid tussen documenten prevaleert deze Overeenkomst voor verwerking van persoonsgegevens van derden op grond van artikel 28 AVG.

Op verzoek sturen we een ondertekende versie per e-mail. Contact: [email protected], contactpagina.